Seuraavassa on lueteltu asioita, jotka on hyvä ottaa huomioon aina hankesuunnitelmaa tehtäessä. Jokainen kohta tulee miettiä huolellisesti ja esittää hankesuunnitelmassa siten että ulkopuolinenkin voi ne helposti ymmärtää. Hyvä ja selkeä hankesuunnitelma helpottaa huomattavasti hankkeen käsittelyä rahoittajaportaassa sekä sen toteuttamista jatkossa. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!
1. HANKKEEN TARVE JA TAUSTA
- Mieti aina ensin onko ko. hanke todella tarpeellinen! Jos on, niin miksi?
- Hankkeen tausta ja lähtökohtatilanteen kuvaus, ongelman kuvaus
- Hankeidean ja -suunnitelman syntyvaiheet
2. KOHDERYHMÄ JA TOTEUTTAJAT
- Hankkeen varsinaiset kohderyhmät eli ketkä ovat pääasiallisia hyödynsaajia (kohderyhmien oltava mukana hankkeen suunnittelussa)
- Hankkeen muut hyödynsaajat
- Hankkeen vastuullinen toteuttajataho/-tahot
3. TAVOITTEET JA MITTARIT
Tärkeimmät tavoitteet, jotka hankkeella pyritään saamaan aikaan
- Määrälliset tavoitteet (esim. uudet tai säilytetyt työpaikat, uudet yritykset, uudet tuotteet tai palvelut, järjestettävät koulutukset ym.)
- Laadulliset tavoitteet (esim. ympäristön parantaminen, tasa-arvon lisääminen, yhteistyön lisääminen, elämänlaadun parantaminen, maaseudun ja kaupungin vuorovaikutus ym.)
- Miten tavoitteiden toteutumista seurataan (mittarit)?
- Miten varmistetaan saavutettujen tulosten ja vaikutusten pysyvyys?
4. TEHTÄVÄT JA TOTEUTUSTAPA
- Miten tavoitteisiin päästään eli mitä käytännössä tehdään ongelman ratkaisemiseksi
- Hankkeen toteutuksen kannalta tärkeät toimintatavat
5. AIKATAULU
- Hankkeen toteuttamisaikataulu
- Tärkeimmät toimenpiteet, karkea aikataulutettu työsuunnitelma
6. RESURSSIT
- Hankkeen käytettävissä olevat henkilö-, tila-, raha- ym. resurssit
7. BUDJETTI
- Hankkeen
- Kustannusarvio (Palkat sivukuluineen, ostopalvelut, matkakulut, rakentaminen, kone- ja laitehankinnat ym.)
- Rahoitussuunnitelma (Haettavan avustuksen määrä, omarahoituksen osuus, mahdollisen talkootyön osuus ym.)
- Kustannuksissa on otettava huomioon myös kirjanpito- ja tilintarkastusmenot, jos ne ostetaan ostopalveluna (rahoituksen saajan on aina pidettävä hankkeelle omaa kirjanpitoa)
8. RISKIT
- Mitkä tekijät voivat vaarantaa tai vaikeuttaa hankkeen toteutumista (riskianalyysi)
9. ORGANISAATIO JA JOHTAMINEN
- Hankkeen vetäjä ja muut työntekijät
- Toteuttajien välinen yhteistyö, muut yhteistyökumppanit
- Ehdotus ohjausryhmän kokoonpanoksi
10. SEURANTA JA TIEDOTUS
- Seurantajärjestelmä
- Tiedottaminen (ulkoinen ja sisäinen)
11. TIIVISTELMÄ
- Jokaisesta hankesuunnitelmasta tulisi varsinaisen suunnitelmaosan lisäksi löytyä noin sivun mittainen tiivistelmä, josta käy pääpiirteittäin ilmi hankkeen tarve, tavoitteet ja toteutustapa
12. ULKOASU
- Hankesuunnitelman tulee olla ulkoasultaan siisti ja huoliteltu. Ulkoasun perusteella arvioitsijalle (tai muulle lukijalle) muodostuu ensivaikutelma, ja on tietenkin hakijan etujen mukaista että se on positiivinen!
